• Softwaremodule für Ihre Kongresse

iCon 2.0 – Unser Kongresssystem für strukturierte und stabile Veranstaltungsabläufe

Mit iCon 2.0 steuern wir Medien, Präsentationen und Programmabläufe zentral über eine modulare Systemplattform – für maximale Planungssicherheit bei Kongressen und Konferenzen.

Kongresse erfordern präzise Abläufe, zuverlässige Technik und klare Prozesse. Mit unserem modular entwickelten Kongresssystem iCon unterstützen wir Veranstalter, Agenturen und Fachgesellschaften dabei, auch komplexe Veranstaltungsprogramme strukturiert und sicher umzusetzen

Warum strukturierte Kongressprozesse heute entscheidend sind

Mehrere parallele Sessions, zahlreiche Referenten und kurzfristige Änderungen gehören heute zum Standard vieler Kongresse. Ohne klar definierte Prozesse steigt das Risiko für Verzögerungen, Versionskonflikte oder technische Unterbrechungen.

iCon schafft hier eine zentrale Steuerung aller relevanten Abläufe – von der Vortragsverwaltung bis zur Anzeige aktueller Programminformationen.

So unterstützt iCon den gesamten Kongressworkflow

SAAL Präsentationssystem

Gerade bei größeren Veranstaltungen, wie Kongressen, ist ein Präsentationsmanagement unabdingbar und erfordert den Einsatz von modernster datenbankgestützter Technik.
In unserem Präsentationssystem können sowohl alle Themen und Beiträge der Referenten, als auch Pausenslides, die Gebäude, Räume, Sessions und Vortragszeiten hinterlegt werden.
iCon kann bei Bedarf auf Englisch oder Deutsch gestellt werden.
Durch das Modul Präsentationsmanagement unseres Kongress-Systems wird eine datenbankgesteuerte Lösung bereitgestellt, mit der jede Präsentation punktgenau nach Planungszeitraum verlaufen kann. Dabei spielt es keine Rolle ob es 50 oder 5000 Präsentationen sind.
Das Einrichten der einzelnen Kongresse und die Systemstruktur übernehmen wir für Sie und stellen die notwendigen Schnittstellen zum Modul Mediencheck, OverFlow und den verschiedenen anderen Modulen her, welche Sie für Ihren Kongress verwenden möchten.
So kümmern wir uns selbstverständlich auch darum, dass die Ausgabe an Ihre individuellen Erfordernisse angepasst wird.
Vor Ort übernehmen wir die Datenaktualisierung wie Raumverlegungen oder Änderungen bei den Referenten und blenden gewünschte Meldungen oder Hinweise in die jeweiligen Veranstaltungsräume ein.

Mediencheck

Mediencheck

Der datenbankgestützte Mediencheck bzw. die zentrale Vortragsannahme ist ein unentbehrliches Modul unseres Kongress-Systems. Über den Mediencheck werden die Präsentationsdateien der einzelnen Referenten samt Anhängen erfasst und in die zentrale Datenbank, das Herz von unserem Kongresssystem, abgelegt.Desweiteren wird im Mediencheck jeder Vortrag auf Lauffähigkeit und Kompatibilität überprüft.Eine Bearbeitung der Präsentationen ist natürlich auch möglich, ebenso können neue Präsentationen erstellt oder aus anderen Formaten konvertiert werden.Selbstverständlich wird im Mediencheck die identische Technik aus dem Konferenzraum verwendet, damit können Kompatibilitätsprobleme schon im Vorfeld beseitigt werden.

Nach der erfolgreichen Annahme und Einspielung in die Datenbank wird jede Präsentation zur richtigen Zeit in den richtigen Raum gesendet. Selbst während laufender Sessionen ist eine Übertragung oder der Austausch der Vorträge unbemerkt vom Teilnehmer möglich.Alle angenommen Präsentationen erhalten eine unsichtbaren Stempel, der unter anderem auch für unsere digitalen Rednerpulte wichtig ist. Mit diesem Stempel weiß das Rednerpult zu jeder Zeit, welcher Vortrag gerade läuft und kann dementsprechend automatisch den passenden Rednernamen auf seinem Frontdisplay einblenden.Mit dem Modul Referentencheckkann am Registrierungscounter in Echtzeit nachvollzogen werden welcher Referent seinen Vortrage schon „eingecheckt“ hat und wie viele Präsentationen im jeweiligen Block noch fehlen.Das System ist selbsterklärend und erfordert nur eine kurze Einweisungszeit. Für die Tests der Präsentationsdateien stehen verschiedene Präsentationsprogramme zur Verfügung, um Unstimmigkeiten bei der Software zu vermeiden.

Redezeitmanagement

Das Modul „TimeView“ vereint das „Redezeitmanagement“ mit einem ansprechenden Design auf Tabletbasis. Auf diese Weise sind die Referenten auf Ihrem Kongress während der eigenen Präsentation stets darüber informiert, wie viel Redezeit ihnen laut Programmplan noch zur Verfügung steht.

Das ganze System ist an das Modul „Präsentationsmanagement“ angebunden und funktioniert vollautomatisch.

Hierbei kommen zwei moderne 7“-Tablets zum Einsatz, so dass die tatsächliche Zeitanzeige sowie deren Start über ein Zweitgerät vom Chairman gesteuert werden können.
Die Referenten selbst werden dadurch nicht in ihrer Vorbereitung und Rede gestört, während über das Zweitgerät jederzeit Kontrolle über die Funktionsfähigkeit und die Anzeigedaten besteht.
Die Referentenliste wird automatisch vor Beginn jeder Session auf einem Timer aktualisiert.
Der Chairman muss bei Vortragsbeginn nur auf „Start“ drücken und die Redezeit läuft bei Referent und Chairman los. Kurz vor Ende der Redezeit wird optisch und optional auch akustisch darauf hingewiesen. Ist die Redezeit vorbei wird automatisch der Referent in der Liste gewechselt und das Prozedere geht mit einem Tipp auf „Start“ wieder von vorne los.
Ganz dem modernen Design der Tablets entsprechend erfolgt der Einsatz in Kombination mit passgenauen Tablethaltern.

CrossOver

Das Modul „CrossOver“ bietet insbesondere für Kongresse mit einer größeren Teilnehmerzahl einen großen Mehrwert.

Nicht selten kommt es vor, dass einzelne Sessions in kleinen Räumen stattfinden und sich kurz vor Veranstaltungsbeginn herausstellt, dass die Teilnehmernachfrage nach dieser Session unerwartet hoch ausfällt.
Genau hier entsteht ein Platzproblem was sich mit dem Modul CrossOver relativ leicht beheben lässt.

Der CrossOver dient hier als Ausweichmöglichkeit für diejenigen Besucher, welche in dem ursprünglichen Raum keinen Platz mehr finden. In einem separaten Bereich können diese Teilnehmer die gewünschte Präsentation betrachten, indem Bild und Ton Live übertragen werden.

Ebenso können vor dem Veranstaltungsraum oder in der Industrieausstellung Monitore mit der Bild- und Tonübertragung aus dem Raum aufgestellt werden.

Selbstverständlich werden auch die Erläuterungen des Referenten per Tonübertragung bereitgestellt.

Zugangskontrolle

Mit dem Modul „Zuganskontrolle“ und unseren CME-Terminals können wir reibungslose Abläufe bei den Zugangskontrollen garantieren. Ihre Kongressmitarbeiter wissen zu jeder Zeit wer zu welchem Raum oder Bereich Zugang erhält. Durch den Scan der Veranstaltungstickets werden relevante Informationen über die Zugangsberechtigungen auf unseren CME-Terminals abgerufen und dargestellt.
Die Systeminstallation wird natürlich von uns übernommen und bedarf nur eines kurzen Briefing-Zeitraums, um einen zügigen Kongressablauf zu gewährleisten.

Selbstverständlich ist auch ein an Ihr Corporate Design angepasstes Layout möglich. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen das Management der Zugangskontrolle bietet.

Wenden Sie sich direkt an uns.

Raummanagement

Das Modul „Raummanagement“ ist ein vielseitig einsetzbares Modul, welches für den Kongressteilnehmer zahlreiche Informationen zur Verfügung stellt.

Während einer laufenden Session können Besucher eine Vorschau auf die nächsten Programmpunkte in den jeweiligen Räumen erhalten und gleichzeitig werden Einblicke in die aktuelle Präsentation geboten. Zu der aktuellen Präsentation sind Informationen über den Redner, das Thema und natürlich auch die Präsentationsfolien an sich abrufbar. Diese werden dann in Bild und auf Wunsch auch in Ton übertragen.
Für Ihre Kongressbesucher ist es wichtig schnell an die für ihn relevanten Informationen zu gelangen. Mit einem übersichtlichen Raummanagement erleichtern Sie ihnen die Informationsbeschaffung und sorgen für einen ungestörten Fortgang des Kongresses.

Registrierungscounter

Auf Wunsch stellen wir Ihren Kongress-Mitarbeitern eigene Registrierungscounter zur Verfügung. Über diese erhält Ihr Personal Zugriff auf wesentliche Einstellungen und Daten für Ihren Kongress.

Aber auch die integrierte zentrale Steuerungsmöglichkeit für Einblendung in einzelnen oder allen Räumen ist oft von Vorteil, um die Teilnehmer und Besucher Ihrer Veranstaltung schnell über mögliche Verzögerungen im Ablauf oder Raumverlegungen zu informieren.

Wünschen Sie weitere spezifische Registrierungsfunktionen, dann finden wir ganz sicher auch dafür eine optimale Lösung. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und wir besprechen die Realisierungsmöglichkeiten!

ePoster System

Elektronische Poster (ePoster) lassen Ihre Präsenz lebendig und imposant wirken.
Die Einsatzmöglichkeiten unserer neuen ePoster System sind vielfältig.
Häufig finden sich auf Kongressen sogenannte Posterstrassen, in welchen über eine Vielzahl von Posterwänden verschiedene Plakate oder Informationen präsentiert werden. Nicht selten kommt es daher zu einer ungleichen Verteilung der Teilnehmer und Besucher – während es an einigen Punkten voller wird, herrscht am anderen Ende der Halle möglicherweise gähnende Leere.
Letzteres passiert Ihner Präsenz Dank des ePoster Systems jedoch nicht, denn mit ePosterview können Sie Ihre Plakate und Informationen digital über eine Vielzahl an Monitoren präsentieren.

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Moderne Nutzerfreundlichkeit dank Filterfunktion und Gestensteuerung

Die Dual-Kombination aus Tablet und Monitor ermöglicht eine intuitive Nutzung des ePoster Systems. Integrierte Such- und Filterfunktionen erleichtern dabei das schnellere Auffinden gewünschter Poster ohne langes Durchblättern.Ebenso können den Postern passende Themen zugeordnet werden. Damit sind themenbezogene Postersessions an jeder Station möglich.Über eine übersichtliche Listenansicht gelangen Ihre Besucher zu der jeweiligen Detailansicht der einzelnen Poster. Diese lassen sich durch die gestengesteuerte Zoom- und Wischfunktion auf ein Vielfaches vergrößern und nach Wunsch navigieren.

Deutliche Platzersparnis für eine effektive Raumnutzung

Der Vorteil der digitalen Postersession liegt darin, dass jeder Monitor alle verfügbaren Poster incl. sämtlichen Zusatzinformationen anzeigen kann. Dadurch kann einerseites ein Poster gleichzeitig an mehreren Monitoren von einer größeren Anzahl an Besuchern betrachtet werden, aber auch die Ansicht verschiedener Poster ist ohne lange Wege möglich.Das bedeutet für Sie:

  • Kostenersparnis dank geringerem Platzbedarf
  • Keine Vielzahl an Posterwänden nötig
  • Optimierte Raumnutzung für Poster-Sessions
  • Keine langen Wege mehr für einen Überblick

Themenbezogene Poster-Sessions mit Zeitsteuerung

Die einzelnen Poster lassen sich frei definierbaren Themengruppen zueposter Themenordnen und können zeit- sowie tageweise ein- und ausgeblendet werden.Die Kachelansicht ermöglicht die Posterdarstellung mit Themenbezug, so dass die Durchführung von Poster-Sessions komfortabel und zeitoptimiert abläuft.

Referentenmanagement

Der „Referentenmanagement“ dient als eine Art Redneranzeige und ist ein ergänzendes iCon-Modul, welches direkt an den Mediencheck anknüpft. Sobald der Redner seine Präsentation beim Mediencheck eingereicht hat und dieser erfolgreich getestet wurde, gelangt diese an den für den Konferenzraum vorgesehen Speicherort. Dort wird gegengeprüft, wieviele Redner zu welchem Zeitpunkt eingeplant sind und ob deren Anzahl mit den eingereichten Präsentationen übereinstimmt.
Noch ausstehende Präsentationsdateien werden farbig markiert und Ihr Kongress-Personal rechtzeitig über entsprechende Warnhinweise darauf hingewiesen. So können Sie rechtzeitig vor Seminar-Beginn entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit es nicht zu ungewünschten Verzögerungen im Kongress-Ablauf kommt.

Programmübersicht

Die „Programmübersicht“ ist ein weiteres Basismodul. Je nach Konfiguration kann es entweder das Programm eines einzelnen Raumes oder des gesamten Kongresses dargestellt werden. Damit können die an das Modul angeschlossenen Bildschirme sehr flexibel auf dem gesamten Kongressgelände eingesetzt werden.
Die Programmierung und Konfiguration wird durch unser Team vorgenommen und Ihnen betriebsbereit zur Verfügung gestellt. Natürlich ist es auch möglich das Design nach Ihren Vorgaben anzupassen und so professionell an Ihr Corporate Design anzupassen.

Bei Fragen wenden Sie sich vertrauensvoll an unser kompetentes Team.