Vortragsmanagement für Kongresse
Unser eigenes Kongresssystem für das Präsentations- und Medienmanagement auf Kongressen und Tagungen: Pre-Upload, Medienannahme und Saal-Präsentationssystem — entwickelt aus der Praxis, erprobt seit 2007 und ständig weiterentwickelt.
Aus der Praxis entstanden
2007 betreuten wir einen großen Kongress mit fast 20 parallelen Sälen und hunderten Vorträgen. Was sich heute selbstverständlich anhört, war damals eine echte Herausforderung: Allein die Präsentationen in der 15-minütigen Kaffeepause in die richtigen Räume zu verteilen, brachte klassische Methoden an ihre Grenzen.
Aus diesem Druck heraus entstand iCon. Die erste Version sortierte die Präsentationen sinnvoll vor — schon das war ein spürbarer Gewinn. Mit der Umstellung auf eine Datenbank ließen sich Vorträge dann nach Referent, Raum und Session verwalten, es gab Datenabgleich mit den Agenturen uvm.
In den Jahren danach kam Modul für Modul hinzu — von der Präsentationssteuerung im Saal bis zur Statusübersicht am Counter, Pre-Uploadportal, Vortragsmanagement für die Agenturen, digitale vollautomatische Namensschilder und Programmanzeigen. Was als Notlösung begann, ist heute ein ausgereiftes System, das sich auf sehr vielen Kongressen bewährt hat, stets und ständig weiter entwickelt und dem Zeitgeist angepasst wird.
Dreifach abgesichert
Ein Kongress kennt keine zweite Chance. Damit Ihre Vorträge unter allen Umständen laufen, sichert iCon jede Präsentation auf drei voneinander unabhängigen Ebenen.
Fällt eine Ebene aus, übernimmt die nächste — Ihr Kongress läuft weiter.
Vortragsmanagement für Kongresse: Der Weg eines Vortrags.
Von der Abgabe bis in den Saal — drei Schritte, ein durchgehendes System.
Pre-Upload — schon vor dem Kongress
Alles beginnt mit dem Einpflegen der Veranstaltung. Jeder Referent erhält einen persönlichen Link und lädt seinen Vortrag selbst hoch — ohne Account oder Passwort. Sie sehen über einen Moderationszugang jederzeit, wer schon abgegeben hat und wo noch etwas fehlt.
Medienannahme — geprüft und startklar
An der Medienannahme vor Ort prüfen wir jede Präsentation auf Lauffähigkeit — Schriften, Verknüpfungen, Videos. Alles landet in einer zentralen Datenbank und wird automatisch in den richtigen Saal verteilt. Die Technik an der Annahme ist identisch mit der im Saal: Was hier läuft, läuft auch dort.
Im Saal — punktgenau auf Abruf
Im Saal sieht der Referent seine Präsentation in der Reihenfolge des Programms und startet sie auf Knopfdruck. Nach dem Vortrag geht es automatisch zurück zur Übersicht — der nächste Referent ist sofort bereit. Ein kurzfristiger Austausch der Folien während einer laufenden Session ist problemlos möglich. Pausenfolien laufen ebenfalls über das System und werden zentral gesteuert.
Module, die mit Ihrem Kongress mitwachsen
iCon ist modular aufgebaut. Je nach Größe und Anspruch Ihres Kongresses kommen ergänzende Module hinzu — alle in persönlicher Betreuung durch unser Team vor Ort.
Referentenmanagement
Eine Übersicht zeigt pro Saal und Zeitfenster, welche Vorträge bereits eingereicht sind und welche noch fehlen. Ausstehende Präsentationen werden farbig markiert, sodass Ihr Team rechtzeitig reagieren kann bevor es im Ablauf eng wird. Ein sehr hilfreiches Modul von iCon gerade am Tagungscounter und in der Medienannahme.
iCon eName – Chair
Digitale Namensschilder auf dem Podium: Jeder Vorsitzende hat sein eigenes Display, das vollautomatisch Name und Titel auch gerne im Kongress-Layout anzeigt. Der Wechsel zum nächsten Sessionblock und neuen Vorsitzenden läuft ohne Hostess, Papier und Stress am Tagungscounter.
iCon eName – Speaker
Die ähnliche Technik wie bei den Vorsitzschildern — nur für den Referenten: Das Display zeigt automatisch Name und Titel des aktuell sprechenden Referenten an. Das System ist intelligent und weiß stets genau wer gerade am Pult ist – selbst bei kurzfristigen Änderungen steht immer der richtige Name am Pult.
Programmübersicht
Das Live-Programm zeigt Teilnehmern und Organisation jederzeit den aktuellen Stand: welcher Vortrag läuft, was als Nächstes kommt und in welchem Saal. Änderungen pflegen wir vor Ort ein, sodass die Anzeige immer den realen Ablauf abbildet.
Raummanagement
Raumverlegungen, kurzfristige Programmänderungen oder Hinweise an die Teilnehmer steuern wir zentral und spielen sie gezielt in die betroffenen Säle ein — ohne dass Sie sich um die Technik dahinter kümmern müssen.
CrossOver
Wird eine Session stärker nachgefragt als geplant, überträgt CrossOver Bild und Ton live in einen zweiten Saal. So lösen Sie Platzengpässe, ohne Teilnehmer abzuweisen — besonders wertvoll bei großen Kongressen. (CrossOver setzt Netzwerk und Übertragungstechnik voraus)
iCon eTimer
Der eTimer zeigt jedem Referenten im Saal die verbleibende Redezeit digital an und warnt optisch, sobald die Zeit knapp wird. Er läuft automatisch mit dem Programm mit und passt sich kurzfristigen Programmänderungen selbstständig an — ohne manuellen Eingriff.
ePoster — wissenschaftliche Poster digital
Statt großformatiger Papierdrucke stellen wir die Posterbeiträge digital bereit: Teilnehmer rufen sie an der ePoster-Station auf, suchen, blättern, zoomen und lesen bequem am großen Bildschirm. Prämierte ePoster können kenntlich gemacht werden, ebenso können ePoster Kategorie zugewiesen und nur auf bestimmten Stationen angezeigt werden. Die Einreichung läuft über dasselbe Pre-Upload-Portal wie die Vorträge — ein Weg für alle Inhalte Ihres Kongresses.
Persönlich betreut, verlässlich, fair
Hinter iCon stehen nicht nur Server und Software, sondern Menschen, die Ihren Kongress kennen und ansprechbar sind — vom ersten Upload bis zum letzten Vortrag. Gewachsen seit 2007, aus der Praxis und den Anforderungen echter Veranstaltungen.
Läuft, auch wenn etwas ausfällt
Die Technik im Saal ist mehrfach abgesichert und arbeitet unabhängig vom Internet weiter. Fällt eine Ebene aus, übernimmt die nächste — Ihr Programm läuft ohne Unterbrechung.
Immer mit Team vor Ort
Schon beim Mediencheck trifft jeder Referent auf einen Menschen statt auf eine Upload-Maske: Wir nehmen die Präsentation persönlich entgegen, prüfen sie gemeinsam und nehmen Unsicherheiten direkt aus dem Weg. Während des Kongresses sind wir vor Ort und reagieren sofort, wenn sich kurzfristig etwas ändert.
Fair kalkuliert
Unsere Preise sind nachvollziehbar und an Ihrem tatsächlichen Bedarf ausgerichtet — keine Lizenzstaffeln, keine versteckten Posten. Das macht professionelles Vortragsmanagement auch jenseits der großen Budgets zugänglich.
Sprechen wir über Ihren Kongress
Jede Veranstaltung ist anders. Erzählen Sie uns von Ihrem Programm, Ihren Wünschen und Anforderungen — wir stellen iCon passend für Sie zusammen und sind vom ersten Upload bis zum letzten Vortrag an Ihrer Seite.